Gérer les CP des entités étrangères

Comment gérer les congés payés pour les collaborateurs appartenant à des entités étrangères, et n’ayant pas le système de congés par anticipation ?

Nous prendrons pour exemple l’entité « VS Conseil Suisse » pour laquelle les collaborateurs acquièrent 20 CP dès le 1er janvier, sans report des CP l’année suivante. 

Afin de répondre à la problématique de paramétrage des congés payés pour une entité étrangère, la procédure suivante est possible et se tient en 3 étapes. 

Chacune de ces 3 étapes de modifications lancera des tâches en fond de votre application, et celles-ci prendront un certain temps avant de se finaliser car un grand nombre d'éléments sera impacté par ces changements de paramétrage. Il vous faudra donc patienter entre chaque modification, en particulier entre celles sur les types de contrats et les paramètres d'entité.

1.    Bloquer la prise par anticipation des congés payés

• Aller dans Administration -> Entités
• Utiliser l’action « Modifier les paramètres de l’entité… » sur l’entité depuis le menu d’actions en bout de ligne
• Dans l’onglet « Ress. Humaines », aller dans la rubrique « Gestion des absences -> CP (congés payés) »
• Modifier le paramètre "En cas de contrôle du solde des compteurs de CP, doit-on autoriser la pris de CP par anticipation ?" pour la valeur "Non"
• Si l’entité dont vous avez modifié les paramètres a des entités filles devant avoir le même paramétrage, utiliser ensuite l'action "Paramétrage des entités filles" sur l'entité mère pour propager aux entités filles les paramètres spécifiques. Si toutes les entités n'ont pas les mêmes paramètres spécifiques, modifier le une par une.

2.    Paramétrer le type de contrat de travail pour l’acquisition des CP en une fois et bloquer le report sur l’année suivante

• Aller dans Ress. Humaines -> Paramètres -> Types de contrats de travail.
• Mettre à jour le type de contrat "CDI SUISSE".
• Dans la rubrique "Congés payés", activer le paramètre « Attribution de la totalité des jours en début de période » (1)
• Définir le nombre de congés devant être acquis chaque mois (2)
• Modifier le paramètre "Mois jusqu'auquel les CP de l'année passée sont conservés" pour la valeur "Report en fin de période, durée de rétention à paramétrer ci-dessous" (3)
• Laisser alors le nouveau paramètre "Durée de rétention des CP reportés" à la valeur par défaut "Les CP sont perdus" (4)

3.    Mettre à jour les compteurs de CP des collaborateurs appartenant à l’entité - Via ces paramétrages, les collaborateurs ne pourront plus utiliser les CP "par anticipation" et les CP reportés, il faudra donc modifier les compteurs des collaborateurs actuels et futurs afin de correspondre à votre besoin, c'est-à-dire :

• Aller dans Ress. Humaines -> Suivi RH -> Compteurs CP puis filtrer sur le collaborateur
• Pour les collaborateurs présents l’année précédente, mettre à jour les compteurs du mois précédent le début de période d’acquisitoin (ici décembre) afin que :
  • Les CP actuellement en "par anticipation" correspondent aux CP "acquis" (1) 
  • Et que les CP de l'année suivante soient présents dans les colonnes "par anticipation" (2) (Voir captures ci-dessous des modifications à réaliser)
• Lors de l'arrivée d'un collaborateur, mettre à jour le premier compteur afin d'ajouter les CP pouvant être pris dès la première année en "acquis" et ceux de l'année suivante en "par anticipation", ainsi le collaborateur pourra poser des congés dès son premier mois de présence.

Attention, il faudra prendre en compte que la modification manuelle des compteurs bloquera toute mise à jour future de ces compteurs et de ceux des mois précédents.