Dématérialisation des justificatifs de notes de frais

Comment VSE garantit l'intégrité de vos justificatifs?

Pour être opposable en cas de contrôle, un justificatif numérisé doit prouver son authenticité et son inaltérabilité. VSE répond à ces exigences réglementaires à travers quatre piliers de sécurité :

Une traçabilité complète : Pour chaque document déposé, le système identifie formellement l'utilisateur à l'origine de l'action et y associe un horodatage précis (date et heure), basé sur l'heure exacte de nos serveurs.

Un verrouillage des données : Dès qu'une note de frais est validée et que le mois comptable est clôturé, le justificatif devient strictement non modifiable.

Une valeur de document original : Lors du chargement, VSE génère une copie du justificatif dans un format PDF signé par un certificat RGS 1 étoile (Référentiel Général de Sécurité). Cette signature électronique de niveau avancé confère au fichier la valeur légale d'un document original.

Une piste d'audit fiable : L'ensemble des actions menées sur la plateforme est tracé, permettant de fournir un historique clair et auditable à tout moment.

Archivage à long terme : Le rôle du coffre-fort numérique

Il est important de distinguer la gestion sécurisée et l'archivage légal.

Si VSE apporte toutes les garanties de conformité lors du traitement de vos notes de frais, l'application n'est pas un coffre-fort numérique et n'intègre pas de service d'archivage à valeur probante à long terme.

Conformément à la réglementation, il vous appartient de transférer ces documents vers la solution de coffre-fort numérique de votre choix pour leur conservation légale.

Comment exporter vos justificatifs ?

Pour vous accompagner dans cette démarche d'archivage ou pour centraliser vos documents, VSE facilite la récupération de vos pièces. Vous pouvez télécharger l'ensemble des justificatifs en quelques clics en vous rendant sur votre espace :

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